10 шагов по формированию организации.

В прошлой статье мы рассмотрели ошибки, которые может допускать руководитель на этапе организации своего бизнеса. Проявление не внимания к формированию организационной структуры предприятия может привести к очень неприятным последствиям. Таким как уменьшение производительности, уменьшение прибыли, утечка кадров. Чтобы не допустить этого, руководителю необходимо выполнить ряд основных действий. Рассмотрим их.
Шаг 1.
Подготавливается схема деятельности предприятия, с указанием должностей и повесить ее на видное место, чтобы все ее видели. Если существует несколько производственных участков, то обязательно размещение в каждом из них. Первоначально она может быть оформлена в виде линий на листе бумаги, но затем желательно изготовить специальный стенд с подробной схемой деятельности.
Шаг 2.
Проверяется, отражены ли в организационной структуре предприятия все действительно важные функции каждого отдела в виде названий соответствующих должностей. Этот вопрос может быть решен с помощью моделирования различных производственных ситуаций, которые могут возникнуть при поступлении заказов, выполнения их на производстве вплоть до получения готового продукта.
Шаг 3.
Затем на каждую должность назначаются конкретные люди. Здесь очень важно спрогнозировать объём работ на каждом рабочем месте. Две или три должности с небольшой загрузкой может совмещать один человек, причем его фамилия будет указана на всех трех должностях. Если должность тяжелая и ответственная, то она возлагается на одного конкретного человека. Если человек занимает должность со средней загрузкой, то он может её совмещать с легкой должностью.
Шаг 4.
На схеме указываются все должности с перечислением их функций. Проверяется достаточность функций для производства намеченного продукта. Под каждой должностью указывается конкретная фамилия сотрудника. В небольшой организации всего несколько человек могут занимать все должности, но должности должны быть четко распределены. По мере роста организации на перегруженные участки добавляются дополнительные люди, которые в свою очередь могут совмещать несколько должностей.
Шаг 5.
Проверяется, чтобы отделы не пересекались, чтобы конкретный человек не оказался в двух различных структурных подразделениях предприятия. По мере роста вносятся необходимые коррективы.
Шаг 6.
Каждой должности выдается соответствующая должностная инструкция, причем если человек совмещает пять должностей, то ему выдается пять инструкций.
Шаг 7.
Все сотрудники должны тщательно изучить свои должностные инструкции и выполнять их
Шаг 8.
Разрабатываются потоки движения людей и элементов производства путем выполнения пробных заказов.
Шаг 9.
Обеспечивается наличие коммуникационного пункта для каждой должности. Он может быть реализован в виде трехлотковой корзины, имеющей входящий, ожидающий и исходящий лотки. Сюда поступает вся входящая информация по заказам и отсюда она уходит на следующие производственные участки.
Шаг 10.
Начинается работа. Проводиться контроль функционирования и проведения необходимой коррекции организационной структуры на основе приобретенного опыта.
Все это очень простые действия. Но как часто бывает при выполнении простых действий, каждый может что-то додумать на месте, что-то упростить и это приводит к тому, что система может поменяться. Поэтому важно независимо от количества сотрудников первое, что нужно сделать для формирования организации – это распределить должности в организации. Это обеспечит успех деятельности предприятия при условии, что инструкции распределены по должностям, их выполнение обеспечено, их понимание проверено, и они выполняются.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Одноклассники