Оргструктура

как выглядит процесс по наружке?

Очень многие занимаются изготовлением наружной рекламы. Институты и художественные училища каждый год выпускают партию сайнмейкеров, которые рвутся в бой на поле изготовления наружной рекламы. Но после нескольких заказов выполненных на коленке в гараже у тех, кто пришел в рекламу всерьез и надолго возникает обоснованный вопрос: а как, же выглядит производственный процесс по изготовлению наружке? И вот тут стоит обратить внимание на следующие моменты.
При правильной организации рекламной производственной фирмы она должна состоять из нескольких отделов: администрации, бухгалтерии и производственного отдела. Производственный отдел может включать в себя следующее:
— отдел по работе с заказчиком;
— конструкторский отдел;
— отдел снабжения;
— склад;
— производственный участок;
— монтажный отдел;
— транспортный отдел.
На практике в небольших фирмах функции отделов может выполнять один отдел или даже один менеджер.
Итак, сам процесс. Заказчик обращается с какой-то проблемой. На начальном этапе важно получить исходную информацию и добиться формулировки технического задания (вид рекламы, размеры, требования к дизайну, содержание, необходимость монтажа и согласования с муниципальными органами). На этом этапе заказчика обычно интересует стоимость и срок исполнения заказа, так как обычно запрос размещается в нескольких рекламных фирмах для выбора оптимального. Хотя для получения достоверной информации о стоимости исполнения заказа требуется детально разработанный технический проект рекламной конструкции, которого обычно нет. Ну да ладно.
Рекламная фирма в свою очередь проводит предварительную работу для выполнения расчета заказа: выезд на место, замеры, разработка конструкции, предварительный дизайн, составление сметы. Интересно было бы на этом этапе получить предоплату от заказчика на проектные работы, но такие случаи практически не встречаются. Вся эта работа может быть не оплачена в случае отказа заказчика от размещения заказа, поэтому на этом этапе заказчику передается минимальная информация о виде, дизайне, фотопривязке конструкции. Далее идет процесс согласования стоимости, согласования эскизов и получения предоплаты (обычно она составляет 50 % от стоимости заказа или 30% для бюджетников). В результате получаем подписанный эскиз и аванс.
После взаимодействия конструкторского отдела с отделом закупки материалов, производственного участка и монтажного отдела на свет рождается реклама, которая будет потом радовать заказчика и потребителей рекламы. На заключительном этапе происходит приемка работы заказчиком и окончательная оплата.
На самом деле, производственный процесс включает в себя еще много аспектов: заключение договоров, бухгалтерские документы, соблюдение сроков исполнения и оплаты, штрафные санкции в случае их не соблюдения, гарантия и обслуживание рекламы. Поэтому в рамках данной статьи мы коснулись базовых этапов, которые не избежать даже при выполнении мелких заказов. Так что удачи вам и богатых порядочных заказчиков.

5 ошибок организации бизнеса.

Многих интересует вопрос организации рекламного бизнеса. Такой организации, которая работает как часы, в которой каждый всплеск имеет свою законную, заранее прописанную реакцию. Хотя конечно возможны исключения из правил, но чтобы они тоже были подконтрольны. Реализация такого проекта дает возможность высвободить руководителя из непосредственного участия в производственной деятельности и контролировать протекание бизнеса, по заранее установленным отчетам, поставив грамотного директора.
Рассмотрим, какие ошибки могут подстерегать руководителя на пути создания такой организации.
Первая и самая серьезная ошибка это полное отсутствие структуры организации. Такое ёще допустимо на момент образования фирмы, когда отношения еще не формализованы и реально неизвестна вся картина производственного процесса. Но по мере развития бизнеса руководителю придется заняться решением этого вопроса, иначе он рискует не дорасти до уровня крупного бизнеса, а остаться на уровне мелкого предпринимательства.
Вторая – это структура организации, которая не содержит всех должностей участвующих в производственном процессе. Возможные причины этого, что руководитель плохо представляет протекание производственного процесса в его бизнесе и не решение этого вопроса может дестабилизировать работу всего бизнеса как системы, возможны сроки сдачи продукции, брак или вообще не выполнение заказа.
Третья это отсутствия совмещения мелких должностей, когда на каждую должность назначается отдельный человек. Желание руководителя насытить каждую должность конкретным человеком, может привести к необоснованному раздуванию штата организации, сказаться на уровне зарплаты сотрудников и в итоге на прибыли предприятия.
Четвертая, когда начальник занимает несколько должностей, каждая из которых требует постоянного участия и внимания. Когда на конкретного сотрудника пусть и очень хорошего возлагается много обязанностей, а в подчинении у него нет людей, которым он мог бы делегировать часть своих обязанностей.
Пятая – распределение должностей без учета объема выполняемой работы. Это когда мы видим, что часть сотрудников носятся как сумасшедшие, пытаясь справиться с возмущенными требования оставшейся части работников предприятия.
Такие перекосы в создании структуры предприятия могут приводить к следующим результатам.
Например, когда одна организация, состоящая из 50 человек, получает прибыль на порядок меньшую, чем другая организация, состоящая из 20 человек. А все причина в том, что часть должностей в первой организации настолько перегружены, а остальные недогружены, что производство просто буксует и не способно выдать необходимый объём.
Также дезорганизация подразделений, его линий и функций может привести к утечке кадров. Если объем работ на данной должности слишком велик, то она будет пустовать, люди будут просто уходить с неё. Тоже произойдет с отделом, который перегружен работой и в котором не предусмотрено достаточное число сотрудников, он опустеет.
С другой стороны, если объём работы, выполняемой на данной должности чрезмерно мал, или отдел недогружен работой, такая ситуация тоже создает неприятности. Работа в отделах или на должностях, где люди не догружены, вызывает у них недовольство и люди уходят. Моральное состояние человека зависит от осознания, что он совершил что-то полезное.
Как мы видим перечисленные вопросы очень важны для любой организации. Детальная проработка вопросов с организационной структурой предприятия позволит руководителю избежать многих неприятностей и добиться поставленных целей.

10 шагов по формированию организации.

В прошлой статье мы рассмотрели ошибки, которые может допускать руководитель на этапе организации своего бизнеса. Проявление не внимания к формированию организационной структуры предприятия может привести к очень неприятным последствиям. Таким как уменьшение производительности, уменьшение прибыли, утечка кадров. Чтобы не допустить этого, руководителю необходимо выполнить ряд основных действий. Рассмотрим их.
Шаг 1.
Подготавливается схема деятельности предприятия, с указанием должностей и повесить ее на видное место, чтобы все ее видели. Если существует несколько производственных участков, то обязательно размещение в каждом из них. Первоначально она может быть оформлена в виде линий на листе бумаги, но затем желательно изготовить специальный стенд с подробной схемой деятельности.
Шаг 2.
Проверяется, отражены ли в организационной структуре предприятия все действительно важные функции каждого отдела в виде названий соответствующих должностей. Этот вопрос может быть решен с помощью моделирования различных производственных ситуаций, которые могут возникнуть при поступлении заказов, выполнения их на производстве вплоть до получения готового продукта.
Шаг 3.
Затем на каждую должность назначаются конкретные люди. Здесь очень важно спрогнозировать объём работ на каждом рабочем месте. Две или три должности с небольшой загрузкой может совмещать один человек, причем его фамилия будет указана на всех трех должностях. Если должность тяжелая и ответственная, то она возлагается на одного конкретного человека. Если человек занимает должность со средней загрузкой, то он может её совмещать с легкой должностью.
Шаг 4.
На схеме указываются все должности с перечислением их функций. Проверяется достаточность функций для производства намеченного продукта. Под каждой должностью указывается конкретная фамилия сотрудника. В небольшой организации всего несколько человек могут занимать все должности, но должности должны быть четко распределены. По мере роста организации на перегруженные участки добавляются дополнительные люди, которые в свою очередь могут совмещать несколько должностей.
Шаг 5.
Проверяется, чтобы отделы не пересекались, чтобы конкретный человек не оказался в двух различных структурных подразделениях предприятия. По мере роста вносятся необходимые коррективы.
Шаг 6.
Каждой должности выдается соответствующая должностная инструкция, причем если человек совмещает пять должностей, то ему выдается пять инструкций.
Шаг 7.
Все сотрудники должны тщательно изучить свои должностные инструкции и выполнять их
Шаг 8.
Разрабатываются потоки движения людей и элементов производства путем выполнения пробных заказов.
Шаг 9.
Обеспечивается наличие коммуникационного пункта для каждой должности. Он может быть реализован в виде трехлотковой корзины, имеющей входящий, ожидающий и исходящий лотки. Сюда поступает вся входящая информация по заказам и отсюда она уходит на следующие производственные участки.
Шаг 10.
Начинается работа. Проводиться контроль функционирования и проведения необходимой коррекции организационной структуры на основе приобретенного опыта.
Все это очень простые действия. Но как часто бывает при выполнении простых действий, каждый может что-то додумать на месте, что-то упростить и это приводит к тому, что система может поменяться. Поэтому важно независимо от количества сотрудников первое, что нужно сделать для формирования организации – это распределить должности в организации. Это обеспечит успех деятельности предприятия при условии, что инструкции распределены по должностям, их выполнение обеспечено, их понимание проверено, и они выполняются.